Jak zmenšit PDF pro e-mail a datovou schránku

Naskenujete pár stránek smlouvy, pošlete je e-mailem a vrátí se hláška, že je příloha příliš velká. Nebo soubor odejde, ale adresát si stěžuje, že se mu v mobilu stahuje minutu. Obojí se dá vyřešit během chvilky, a skoro vždycky bez viditelné ztráty kvality.

Proč je PDF tak velké

Text v PDF zabírá málo místa. Stránka čistého textu má desítky kilobajtů. Za velikostí skoro vždycky stojí obrázky:

• Skeny. Každá stránka je fotka, často ve 300 nebo 600 DPI a v plných barvách, i když jde o černý text na bílém papíře.
• Fotky z mobilu. PDF složené z fotek z telefonu nese obrázky o šířce 4 000 pixelů a víc, přestože se na obrazovce zobrazí v desetině tohoto rozlišení.
• Vložená písma. Některé programy do PDF ukládají celá písma i s tisíci znaků, které v dokumentu vůbec nejsou.

Když PDF obsahuje jen text z Wordu, velké obvykle není a zmenšit ho moc nejde. Velké úspory se dějí u skenů a fotek.

Jaké limity platí

Kam	Limit
Gmail	25 MB na e-mail
Outlook.com	20 MB na e-mail
Datová schránka, běžná zpráva	20 MB
Datová schránka, velkoobjemová zpráva (od roku 2024)	100 MB

U e-mailu počítejte s rezervou: příloha se při odeslání zakóduje a zvětší se zhruba o třetinu. Soubor s 20 MB tak do limitu 25 MB už nemusí projít.

U datových schránek platí 20 MB pro běžnou zprávu, velkoobjemová zpráva do 100 MB funguje od ledna 2024, ne každá aplikace pro práci s datovkou ji ale umí odeslat. S přílohou pod 20 MB máte jistotu, že projde odkudkoli.

Jak PDF zmenšit

Otevřete Kompresi PDF a vyberte úroveň:

• Nízká jen vyčistí strukturu a obrázky nechá v tiskové kvalitě. Úspora je nejmenší, ale bez jakékoli změny vzhledu.
• Střední převzorkuje obrázky na 150 DPI. To je rozumný poměr pro přílohy e-mailů i datové schránky: text zůstane ostrý na obrazovce i po vytištění na běžné tiskárně.
• Vysoká jde na 72 DPI. Na obrazovce dokument vypadá dobře, na tisk už to není.

U naskenovaných smluv se běžně dostanete z deseti megabajtů na jeden. Textová vrstva zůstává, takže v dokumentu jde dál vyhledávat.

Zmenšení běží na našem serveru v programu Ghostscript, v prohlížeči na to spolehlivý nástroj není. Soubor se zpracuje v dočasném adresáři, který se maže hned po odeslání výsledku, nikde ho neukládáme.

Když ani komprese nestačí

Vyjměte nepotřebné strany. Obchodní podmínky na dvaceti stranách, které adresát zná, nebo prázdné zadní strany ze skeneru. Rozdělení PDF vám nechá vybrat jen strany, které opravdu posíláte, a běží přímo v prohlížeči.

Rozdělte dokument na víc zpráv. Datová schránka unese až 50 příloh v jedné zprávě, ale limit velikosti platí pro zprávu celou. Je tedy jistější poslat dvě menší zprávy než jednu na hraně limitu.

Skládáte PDF z fotek? Zmenšete fotky ještě předtím, třeba změnou velikosti obrázku. JPG do PDF poskládá dokument z fotek, a když do něj půjdou fotky zmenšené na šířku kolem 1 600 pixelů, bude výsledek zlomkem původní velikosti.

Čemu se vyhnout

Nefoťte dokument v plném rozlišení a barvách, když stačí černobílý sken. Skener nastavený na 200 DPI v odstínech šedi dá čitelný dokument za desetinu místa.

Nekomprimujte dvakrát za sebou. Každé převzorkování ubere na kvalitě. Když výsledek střední úrovně nestačí, vezměte znovu originál a zvolte vysokou.

Neposílejte PDF zabalené do ZIPu jen kvůli velikosti. PDF se v ZIPu skoro nezmenší, protože obrázky v něm už komprimované jsou. Adresáta navíc zdržíte rozbalováním.

Časté otázky

Zůstane text po kompresi vyhledatelný?

Ano. Komprese se dotkne hlavně obrázků, textová vrstva zůstává, takže vyhledávání i kopírování textu funguje dál.

Proč se můj soubor skoro nezmenšil?

Nejspíš obsahuje hlavně text a málo obrázků. Takové PDF je malé už od začátku a úspora bývá jen pár procent.

Kolik souborů můžu zmenšit zdarma?

Pět souborů denně bez registrace. S Prémiem bez limitu.

Jaký limit má datová schránka?

Běžná datová zpráva unese 20 MB včetně všech příloh. Od roku 2024 existují i velkoobjemové zprávy do 100 MB, jejich odeslání ale musí umět aplikace, ze které zprávu posíláte.

Pozná adresát, že jsem PDF zmenšoval?

Na obrazovce ne. Rozdíl by šlo poznat jen při velkém přiblížení nebo tisku ve vysoké kvalitě, a to jen u vysoké úrovně komprese.